FAQ: Projektphase PROFI

• Muss der:die Projektleiter:in oder die Forschungsstätte Sachmittelausgaben (Verbrauchsmaterial und Kleingeräte, Reisekosten und sonstige Kosten) vorfinanzieren?
• Wie rechnet man die in der Regel 5 % allgemeinen Projektkosten ab?
• Was geschieht, wenn ich die Vorlagefrist für Jahresverwendungsnachweise oder Endabrechnungen nicht einhalten kann?
• Kann ich bei Ende eines FWF-Projekts Minusbeträge bei den Sachmittelausgaben aus einem anderen FWF-Projekt ausgleichen?
• Können zusätzlich benötigte Personalkosten direkt aus dem Sachmittel-Innenauftrag des Projekts umgebucht werden?
• Fördert der FWF nachhaltiges Reisen?
• Gibt es ein Formular für die Abrechnung von Reisekosten?
• Welche Informationen müssen bei Reisekosten immer vorgelegt werden?
• Wo finde ich die Berechnungsgrundlage für Reisekosten?
• Können Bewirtungskosten aus FWF-Projekten bezahlt werden?
• Können Geräte angeschafft werden?
• Kann ich als assoziierte Forschungspartner:in oder Konsortiumsmitglied Geräte über 1.500 € anschaffen?
• Was muss ich beachten, wenn sich die Angebotskosten seit der Antragsphase geändert haben?
• Was ist beim Abschluss von Werkverträgen zu beachten?

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt aufgrund eines vertraglich fixierten Ratenplans. Dementsprechend ist es möglich, dass die Forschungsstätte vereinzelt Ausgaben vorfinanzieren muss.

Es gibt keine eigene Kostenkategorie für die allgemeinen Projektkosten. Die Mittelverwendung bzw. -abrechnung erfolgt je nach Verwendung in den unterschiedlichen Kostenkategorien. Es gelten auch hier die Allgemeinen Vertragsbedingungen.

Es gibt keine Fristverlängerungen. Der Mahnprozess startet automatisch 4 Wochen nach der in den Richtlinien zur Berichtslegung vorgegebenen Vorlagefrist.

Nein, das ist unzulässig. Jedes Projekt wird für sich gesondert beantragt und bewilligt; finanzielle Überträge (Zwischenfinanzierungen, Restmittelüberträge auf ein neues Projekt) zwischen FWF-Projekten sind nicht zulässig.

Bei Projektlaufzeitende unverbrauchte Fördermittel sind dem FWF unverzüglich zurückzuüberweisen.

Die bewilligten Fördermittel sind als Globalbudget zu verstehen. Fördernehmer:innen können unter Einhaltung der im Fördervertrag festgehaltenen Regelungen, insbesondere allfälliger Auflagen und Bedingungen, frei über den Förderbetrag verfügen.

Ja. Ist eine projektspezifische Reise notwendig, ist das Transportmittel Zug dem Flugzeug als Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit vorzuziehen. Gefördert wird ein Schlafwagen „Standard-Abteil“ für eine Person. Wenn die Zugreise eine Übernachtung im Hotel erforderlich macht, sind diese Mehrkosten förderbar.

Forschungsstätten, die in ihren Richtlinien eine eigene CO₂-Kompensation für Reisen festgelegt haben, dürfen diese nicht über FWF-Projekte abrechnen.

Im Rahmen von PROFI-Projekten sind grundsätzlich die Vorgaben der Forschungsstätte einzuhalten und deren Formulare zu verwenden.

Aus den Abrechnungsunterlagen (Buchungstexte der einzelnen Buchungspositionen laut übermittelten Abrechnungsdateien der Forschungsstätte) muss ersichtlich sein, wer wann warum womit wohin gereist ist.

Grundsätzlich hält sich der FWF in dieser Thematik an die Vorgaben der jeweiligen Forschungsstätte, wenn diese den FWF-Richtlinien nicht grob widersprechen und die allgemeinen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beachtet werden. Regelungen sind daher bei der Finanzabteilung/Personalabteilung der Forschungsstätte zu erfragen.

Sollten an der Forschungsstätte keine Regeln bestehen bzw. die bestehenden Regeln nicht auf Drittmittel anwendbar sein, gilt (nach der Reisegebührenvorschrift des Bundes):

Die Inlandssätze der Reisegebührenvorschrift des Bundes lauten:

• Tagesgebühr: 30,00 € / Tag (Tarif I), 22,00 € / Tag (Tarif II)
• Nächtigungsgebühr: 17,00 €

Tarif I kommt bei Reisen unter 30 Tagen Reisedauer zur Anwendung, Tarif II wird für Reisen ab dem 31. Tag verrechnet.

Die Tagesgebühren für Auslandsreisekosten können hier abgerufen werden.

Für die Gebührenstufe bei Auslandsdienstreisen beachten Sie bitte folgende Einteilung:

• Gebührenstufe 1: Nichtwissenschaftliche Mitarbeiter:innen
• Gebührenstufe 2: Mag./Dr./DI/FB-Empfänger:innen
• Gebührenstufe 2b: Univ.-Ass./Univ.-Doz.
• Gebührenstufe 3: Univ.-Prof.

Die Kilometergeldsätze lauten:

• Kilometergeld: 0,50 €
• Zusatzbetrag für projektbedingt mitreisende Person: 0,15 €

Die Beträge gelten für Reisen im Inland und Ausland. Kilometergeld kann nur ausbezahlt werden, wenn die Reisestrecke keine Hauptverkehrsstrecke der Bahn darstellt.

Beachten Sie bitte, dass neben dem Kilometergeld keine zusätzlichen Kosten (wie z. B. Autobahngebühr, Vignette, Parkgebühren, Benzinrechnungen etc.) abgerechnet werden dürfen. Mit dem geltend gemachten Kilometergeld sind alle anfallenden Kosten abgedeckt. Irrtümliche Doppelverrechnungen müssen von der Revisionsabteilung des FWF auch bei „Bagatellbeträgen“ zurückgefordert werden.

Der FWF hält sich grundsätzlich an die Vorgaben der jeweiligen Forschungsstätte, wenn diese den FWF-Richtlinien nicht grob widersprechen.

Bewirtungskosten sind nur in klar definierten Ausnahmefällen gestattet. Allgemein ist zu beachten, dass in diesen Ausnahmefällen das Wirtschaftlichkeitsgebot und die Compliance-/Antikorruptionsregelungen der jeweiligen Forschungsstätten zu wahren sind. Es können auch nur Kosten für projektrelevante Personen abgerechnet werden. Kosten für Abschlussessen, alkoholische Getränke sowie Trinkgelder können in keinem Fall zulasten von FWF-Projekten abgerechnet werden. Ebenso ist es nicht erlaubt, Bewirtungskosten abzurechnen, die den Zweck einer Einladung erfüllen.

Arbeitsgespräche

Bewirtungskosten mit überwiegend externer Beteiligung können nur dann abgerechnet werden, wenn sie im Zusammenhang mit einem Projekttreffen (projektspezifisch) entstanden sind und den internen Richtlinien der Forschungsstätte entsprechen. Als Richtwert gilt hier der aktuell gültige österreichische Tagsatz (Tagesgelder lohnsteuerliche Behandlung) von 30,00 € pro Person (26,40 € bis 31.12.2024).

Veranstaltungen

Der FWF möchte Nachhaltigkeit in allen Bereichen fördern. Es ist daher nach Möglichkeit darauf zu achten, dass die Mindestanforderungen an nachhaltige Veranstaltungen in Österreich eingehalten werden. Bei selbst organisierten, projektspezifischen und ganztägigen Veranstaltungen (z. B. Workshops) mit maßgeblicher externer Beteiligung können Verpflegungskosten abgerechnet werden. Sollten sich die Veranstaltungen über mehrere Tage erstrecken, besteht die Möglichkeit der zusätzlichen Abrechnung eines Vernetzungsarbeitsessens (laut Veranstaltungsprogramm). In jedem Fall ist hier der Richtwert von 74,10 € pro Person und Veranstaltungstag einzuhalten. Nicht förderbar sind hingegen Abschlussessen oder Essen, die der Community-Bildung dienen.

Geräte können nach den Beschaffungsrichtlinien der Forschungsstätte angeschafft werden, wobei eine Inventarisierungsgrenze von 1.500 € zu beachten ist. Der FWF fördert auch die Anschaffung von gebrauchten oder refurbed Geräten. Geräte ab 250.000 € müssen über Abschreibung finanziert werden, dabei wird die jährliche Abschreibung in der Kostenaufstellung dargestellt. Hier ist die direkte Abschreibung zu verwenden, nicht die indirekte Abschreibung.

Bei Geräten, die innerhalb eines PROFI-Projektes angeschafft wurden, muss der Projektbezug von der Forschungsstätte (Finanzabteilung, Controlling) nachgewiesen werden, wenn das Gerät nicht schon im Zuge des Antrags bewilligt wurde.

Ja, Geräte können auch von Partnerforschungsstätten angeschafft werden. Es gelten bei der Beschaffung dieselben Regelungen, die auch für die Trägerforschungsstätte gelten.

Die Forschungsstätte muss bei Anschaffungen immer eine Kostenbegründung vorlegen (Vergleichsangebote). Dabei muss der Anschaffungsprozess der Forschungsstätte eingehalten werden.

Die Haftung für die Werkverträge liegt ausschließlich bei den Forschungsstätten; deren Vorgaben und Formulare sind einzuhalten. Im FWF erfolgt lediglich eine formale und projektspezifische Prüfung, keine rechtliche (weitere Informationen bietet die Website des BMF: Dienstvertrag - freier Dienstvertrag - Werkvertrag Überblick).

Der Abschluss von Werkverträgen muss den rechtlichen Anforderungen genügen. Unzulässig ist der Abschluss eines Werkvertrags größeren Umfangs unmittelbar im Anschluss an einen Dienstvertrag. Der Werkvertrag ist schriftlich vor Auftragserteilung abzuschließen. Beim Abschluss von Werkverträgen ist auf eine klare Beschreibung des Werks, aus welcher der Projektbezug hervorgehen muss, zu achten. Die Übernahme des Werks und die Kontrolle der ordnungsgemäß erbrachten Leistung erfolgt nach den internen Richtlinien der Forschungsstätte. Das selbstständig angefertigte Werk muss als solches im Falle einer Überprüfung jederzeit vorweisbar sein. Die Vereinbarung von Teilzahlungen nach Leistungsfortschritt ist möglich, bei umfangreicheren Arbeiten wird sie vom FWF empfohlen. Beim Abschluss von Werkverträgen ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen.

Bei kleineren Werkverträgen an Einzelpersonen (bis maximal 750 €) genügt seitens des FWF die Vorlage einer Honorarnote mit Angabe von Name und Anschrift des:der Empfänger:in, Art und Umfang des für das FWF-Projekt hergestellten Werks, des vereinbarten Betrags und Bestätigung des Erhalts sowie Ort und Datum der Ausstellung. Auch hier sind selbstverständlich Regelungen und Richtlinien der Forschungsstätte zu beachten.

Werkverträge sind keine Personalkosten, sondern sonstige Kosten. Die Werkverträge sind ebenso wie alle Buchhaltungsbelege von der Forschungsstätte für die Dauer von 7 Jahren nach Projektende aufzubewahren und müssen der Projektrevision des FWF im Zuge ihrer Prüfungstätigkeit auf Anfrage übermittelt werden.