FAQ: Projektphase
Ad personam

• Wie lange kann man in FWF-Projekten angestellt sein?
• In welcher Form können Personen im Rahmen eines FWF-Projekts entgeltlich mitwirken? Worauf ist besonders zu achten?
• Kann ich während einer Vollzeitbeschäftigung als Selbstantragsteller:in zusätzlich Einkommen aus (un)selbstständiger Erwerbstätigkeit beziehen?
• Kann ich mein Projekt unterbrechen?
• Welches Gehalt bekomme ich als Projektmitarbeiter:in?
• Darf man aus Drittmitteln FWF-Projektmitarbeiter:innen höher bezahlen, als die FWF-Sätze dies vorsehen?
• Bei wem bin ich im Rahmen eines FWF-Projekts angestellt? Beim FWF?
• Worauf ist zu achten, wenn Personen von außerhalb des EU/EWR-Gebiets in einem FWF-Projekt beschäftigt werden sollen?
• Was gilt bei Schwangerschaft und Mutterschutz für die Projektleiterin?
• Was gilt im Falle einer Elternkarenz von Projektleiter:innen?
• Was ist bei Schwangerschaft und Karenz von Projektmitarbeiter:innen zu beachten?
• Was geschieht bei längeren Erkrankungen von Projektmitarbeiter:innen?

Die Mitarbeit in FWF-Projekten ist aus Sicht des FWF für alle Projektmitarbeiter:innen zeitlich unbeschränkt möglich. Allerdings gibt es möglicherweise Einschränkungen aufgrund von Kollektivverträgen oder gesetzlichen Bestimmungen (z. B. § 109 UG 2002). Es wird daher empfohlen, sich bei Unklarheiten an die Personalabteilung der Forschungsstätte zu wenden.

Es existieren folgende Formen:

Dienstvertrag

Für eine laufende Mitarbeit ist in der Regel ein (befristeter) Dienstvertrag (Kostenart: Personalkosten) abzuschließen. Bei Projekten, deren Forschungsstätten dem UG 2002 unterliegen, sowie bei Forschungsstätten mit einer entsprechenden Vereinbarung mit dem FWF wird die Forschungsstätte Dienstgeberin und übernimmt damit auch die Lohnverrechnung. In allen anderen Fällen ist die Projektleitung Dienstgeber:in. Für die finanzielle Abwicklung („Lohnverrechnung“) sieht der FWF hier zwingend die Einschaltung der Steuerberatungskanzleien des FWF als Lohnbüros vor, um die Projektleiter:innen von dieser Aufgabe zu entlasten und um Fehler bei der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen zu vermeiden. Es ist Aufgabe des:der Projektleiter:in, jede Änderung im laufenden Projekt (Unterbrechung, Verlängerung) der gehaltsverrechnenden Stelle (Lohnbüro, Personalabteilung) mitzuteilen. Es ist darauf zu achten, dass Urlaub während der Projektlaufzeit konsumiert wird. In Ausnahmefällen kann – wenn die erforderlichen Mittel im Projekt vorhanden sind und bei entsprechender Begründung – eine Urlaubsersatzleistung ausbezahlt werden.

Geringfügige Beschäftigung

Die geringfügige Beschäftigung ist ein Dienstverhältnis in geringfügigem Ausmaß bis zu einem bestimmten, jährlich von der Sozialversicherung festgelegten Betrag. Das Stundenausmaß einer geringfügigen Beschäftigung ist vom anzuwendenden Gehaltssatz abhängig. Es fallen hier nur geringe Lohnnebenkosten an.

Freier Dienstvertrag

Hier verpflichtet sich jemand gegen Entgelt für bestimmte oder unbestimmte Zeit zur wiederkehrenden Erbringung von Dienstleistungen, ohne sich in persönliche Abhängigkeit zu begeben und ohne Einbindung in die Organisation des:der Dienstgeber:in (Sozialversicherungspflicht für den „Dienstgeber:innen-Anteil“ durch den:die Dienstgeber:in bei der Gebietskrankenkasse wie beim Dienstvertrag, Steuerpflicht liegt bei den Dienstnehmer:innen). Die arbeits- und sozialrechtlichen Voraussetzungen für dieses Instrument werden in FWF-Projekten eher selten erfüllt. Der Abschluss eines freien Dienstvertrags muss rechtlich begründet werden, das heißt, die rechtlichen Voraussetzungen müssen vorliegen. Die Abwicklung erfolgt über die gehaltsabrechnenden Stellen.

Selbstantragstellung

Unter Selbstantragsteller:innen werden Projektleiter:innen verstanden, die sich gänzlich oder teilweise über das Projekt finanzieren. Überzahlungen des FWF-Personalkostensatzes sind für Selbstantragsteller:innen nur dann möglich, wenn ein Kollektivvertrag oder eine andere kollektive Norm dies zwingend vorsieht. Für Selbstantragsteller:innen ohne Anbindung an eine Forschungsstätte bzw. mit Anbindung an eine Forschungsstätte, die nicht dem UG 2002 unterliegt und keine Vereinbarung mit dem FWF getroffen hat, steht eine sogenannte Forschungssubvention zur Verfügung. Dabei handelt es sich um ein selbstständiges Einkommen, das von einem vom FWF beauftragten Lohnbüro ausbezahlt wird und in seiner Höhe dem Gehaltskostensatz für Selbstantragsteller:innen entspricht. Die Versicherung erfolgt über die Sozialversicherung für Selbstständige, die erforderlichen Abgaben werden vom FWF-Lohnbüro abgeführt. Die Versteuerung des Einkommens muss von dem:der Projektleiter:in vorgenommen werden.

Regelmäßiges zusätzliches Einkommen für Vollzeit-Selbstantragsteller:innen ist unter der Voraussetzung möglich, dass dies die Karriere des:der Projektleiter:in fördert und entweder nicht mehr als 5 Wochenstunden in Anspruch nimmt oder nicht über die sozialversicherungsrechtliche Geringfügigkeitsgrenze hinaus entlohnt wird.

In besonderen Fällen kann das Projekt für die Dauer einer anderen Erwerbstätigkeit für einen Zeitraum von bis zu einem Jahr unterbrochen werden (mehrere Projektunterbrechungen werden dabei zusammengezählt). Während der Projektunterbrechung dürfen jedoch keine Fördermittel angefordert/ausgegeben werden bzw. darf kein Personal im Projekt beschäftigt sein.

Das Präsidium des FWF legt jährlich die Personalkostensätze fest. Die FWF-Personalkostensätze sind Richtsätze, die bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen auch erhöht werden können (siehe Frage „Darf man aus Drittmitteln FWF-Projektmitarbeiter:innen höher bezahlen, als die FWF-Sätze dies vorsehen?“). Eine Erhöhung kann durch Umwidmung von Projektmitteln erfolgen, also durch Verzicht auf andere Kostenarten oder durch Verkürzung der Anstellungsdauer.

Eine Unterzahlung der FWF-Personalkostensätze ist möglich, wenn auf das konkrete Dienstverhältnis ein Kollektivvertrag anwendbar ist und dieser eine Unterzahlung erlaubt. Hier finden Sie weitere Informationen zum Gehaltsschema.

Überzahlungen über das kollektivvertragliche Ausmaß hinaus sind nur dann förderbar, wenn die Überzahlung nachvollziehbar projektspezifisch begründet wurde. Die Finanzierung der Überzahlung kann entweder kostenneutral aus den vorhandenen Projektmitteln oder durch andere Drittmittel erfolgen.

Projektmitarbeiter:innen sind nie beim FWF angestellt; Dienstgeber:in ist entweder die Forschungsstätte (bei Universitäten gemäß UG 2002 und Forschungsstätten mit einer entsprechenden Vereinbarung mit dem FWF) oder der:die Projektleiter:in.

Abhängig von der Dauer des Aufenthalts, dem:der Dienstgeber:in und der Art des Dienstvertrags sind unterschiedliche Aufenthaltstitel zu beantragen. Nähere Informationen zu den unterschiedlichen Aufenthaltstiteln für Studierende und Forscher:innen aus Drittländern finden sich in der Datenbank Einreise/Ausreise des Österreichischen Austauschdienstes (OeAD). Es wird geraten, rechtzeitig mit der Forschungsstätte Kontakt aufzunehmen.

8 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und 8 bis 12 Wochen nach der Geburt besteht für Projektleiterinnen mit Dienstvertrag ein absolutes Beschäftigungsverbot (Mutterschutzfrist). Innerhalb dieser Frist darf keine Mitarbeit im Projekt erfolgen, das Projekt kann aber ohne Weiteres weitergeführt werden. Es empfiehlt sich, die Projektdurchführung für diese Zeit rechtzeitig zu planen. Danach kann die Erwerbstätigkeit voll oder teilweise wieder aufgenommen werden.

Im Falle des Bezugs von Kinderbetreuungsgeld kann die Arbeitszeit des:der Projektleiter:in auf 10 Wochenstunden oder auf eine geringfügige Beschäftigung reduziert werden (abhängig von der Wahl des konkreten Kinderbetreuungsgeldmodells).

Wenn der:die Projektleiter:in in Karenz gehen möchte, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Antrag auf interimistischen Projektleitungswechsel für die Dauer der Karenz;
• Antrag auf Unterbrechung des Projekts für die Dauer der Elternkarenz (bei bis zu 12 Monaten Unterbrechung unabhängig vom Mutterschutz ist die rechtzeitige Mitteilung an den FWF ausreichend, für eine längere Unterbrechung im Rahmen einer Elternkarenzzeit muss der Antrag vom FWF genehmigt werden). Zu beachten ist, dass während einer Unterbrechung keine Dienstverträge im Projekt bestehen und keine Mittel ausgegeben werden dürfen.

Schwangerschaft und Karenz von Projektmitarbeiter:innen sind der Personalabteilung der Forschungsstätte ab Kenntnis zu melden und gesetzliche Schutzvorschriften sind einzuhalten. Die gesetzlichen Ansprüche (Mutterschutzfrist, Elternkarenz) sind zu gewähren. Für das Projekt entstehen während der Mutterschutzfrist geringfügige Kosten (Zahlungen für die Mitarbeiter:innenvorsorgekasse) und während der Elternkarenz keine Kosten.

Die Entgeltfortzahlung durch den:die Dienstgeber:in und damit die finanzielle Belastung für das Projekt ist gesetzlich geregelt und abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit der betreffenden Mitarbeiter:innen und beträgt mindestens 6 und maximal 12 Wochen volles Entgelt und 4 Wochen halbes Entgelt. Danach haben die Mitarbeiter:innen Anspruch auf Krankengeld der Krankenkassen. Die Personalabteilung der Forschungsstätte ist zu informieren. Für die Zeit der Erkrankung kann bei Bedarf ein Zusatzantrag an den FWF gestellt werden.