FAQ: Projektphase
Ad personam

• Muss der:die Projektleiter:in oder die Forschungsstätte Sachmittelausgaben (Verbrauchsmaterial und Kleingeräte, Reisekosten und sonstige Kosten) vorfinanzieren?
• Was ist bei der Eröffnung eines Bankkontos zu beachten?
• Wie rechnet man die in der Regel 5 % allgemeinen Projektkosten ab?
• Was geschieht, wenn ich die Vorlagefrist für Jahresverwendungsnachweise oder Endabrechnungen nicht einhalten kann?
• Kann ich bei Ende eines FWF-Projekts Minusbeträge bei den Sachmittelausgaben aus einem anderen FWF-Projekt ausgleichen?
• Können zusätzlich benötigte Personalkosten direkt aus dem Sachmittel-Innenauftrag des Projekts umgebucht werden?
• Fördert der FWF nachhaltiges Reisen?
• Gibt es ein Formular für die Abrechnung von Reisekosten?
• Welche Informationen müssen bei Reisekosten immer vorgelegt werden?
• Wo finde ich die Berechnungsgrundlage für Reisekosten?
• Können Bewirtungskosten aus FWF-Projekten bezahlt werden?
• Können Geräte über das Sachmittelkonto angeschafft werden?
• Kann ich als nationale Forschungspartner:in Geräte über 1.500 € anschaffen?
• Was geschieht nach Ende des Projekts mit dem Gerät?
• Gibt es eine Obergrenze für Gerätekosten?
• Was muss ich beachten, wenn sich die Angebotskosten seit der Antragsphase geändert haben?
• Mein Projekt wurde vor dem 1. Oktober 2015 bewilligt, wo finde ich genauere Informationen?
• Was ist beim Abschluss von Werkverträgen zu beachten?
• Was ist bei der Abrechnung von Werkverträgen zu berücksichtigen?

Nein, die Allgemeinen Vertragsbedingungen des FWF, die Bestandteil des Fördervertrags sind, sehen die Mittelanforderung entsprechend dem laufenden Bedarf des Projekts im Vorhinein vor (bis maximal zum Bedarf eines halben Jahres im Vorhinein). Vorfinanzierungen durch die Forschungsstätten sollten deshalb bei rechtzeitiger Anforderung durch die Projektleiter:innen nicht vorkommen. Da der FWF die Mittel auch auf Anforderung im Vorhinein überweist, sollten Überweisungsanforderungen nach Projektende nicht auftreten.

Beginnt das Projekt an einer Forschungsstätte, die dem UG 2002 unterliegt, ist kein Projektleitungskonto zu eröffnen. Ansonsten gilt: Kontoinhaber:in ist der:die Projektleiter:in und das Konto muss deshalb auch namentlich auf diese Person lauten. Die jeweilige FWF-Projektnummer muss im Kontowortlaut enthalten sein und auf den Kontoauszügen ausgewiesen werden.

Es gibt keine eigene Kostenkategorie für die allgemeinen Projektkosten. Die Mittelverwendung bzw. -abrechnung erfolgt je nach Verwendung in den unterschiedlichen Kostenkategorien. Es gelten auch hier die Allgemeinen Vertragsbedingungen.

Eine kurze Information muss vor Ablauf der Frist an die Revisionsabteilung geschickt werden. Verlängerungen der Vorlagefrist von bis zu einem Monat (bei Erkrankungen, Auslandsaufenthalten etc. auch länger) werden unbürokratisch erfasst. Wenn der FWF aber bereits die Mahnung (mit Sperrandrohung) verschickt hat, ist eine Fristverlängerung im Nachhinein nicht mehr möglich.

Nein, das ist unzulässig. Jedes Projekt wird für sich gesondert beantragt und bewilligt; finanzielle Überträge zwischen FWF-Projekten sind nicht zulässig. Es ist Aufgabe des:der Projektleiter:in, darauf zu achten, dass die bewilligten Mittel zur Zahlung aller noch offenen Rechnungen ausreichen und alle Überweisungsanforderungen rechtzeitig im Vorhinein getätigt wurden, sodass das Projektleitungskonto bzw. der Projekt-Innenauftrag der mittelverwaltenden Universität nicht „ins Minus kommt“. Das bedeutet auch, dass bei Projektende alle Restmittel eines Projekts an den FWF zurückzuüberweisen sind (kein Übertrag auf ein anderes laufendes FWF-Projekt, keine anderweitige Verwendung).

Nein, das ist unzulässig. Die Buchungskreise „Personal“ und „Sachmittel“ sind strikt zu trennen.

Nicht benötigte Sachmittel müssen an den FWF zurücküberwiesen werden (am besten mit dem Betreff „für Personalkosten“). Dann kann bzw. muss die Personalabteilung bzw. gehaltsverrechnende Stelle die benötigten Mittel im Personalkostenkreis auf dem üblichen Weg beim FWF anfordert.

Ja. Ist eine projektspezifische Reisebewegung notwendig, ist das Transportmittel Zug dem Flugzeug als Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit vorzuziehen. Gefördert wird ein Schlafwagen „Standard-Abteil“ für eine Person. Wenn die Zugreise eine Übernachtung im Hotel erforderlich macht, sind diese Mehrkosten förderbar. Nicht förderbar ist ein Zugticket 1. Klasse.

Ja. Das Formular ist als Hilfestellung bei der Abrechnung gedacht. Wenn Ihre Forschungsstätte inhaltlich vergleichbare bzw. besser auf die konkrete Projektreisetätigkeit abgestimmte Formulare auflegt, können Sie diese weiterhin verwenden. Die FWF-Projektnummer muss aber in diesem Formular ausgewiesen werden. Das Formular können Sie hier runterladen: 

• Abrechnungsformular für Reisekosten

Aus den Abrechnungsunterlagen muss ersichtlich sein, wer wann, warum, womit und wohin gereist ist. Wenn dies bei Projekten, die an universitären Forschungsstätten gemäß UG 2002 durchgeführt werden, aus der Detail-Ausgabenliste der Forschungsstätte nicht ersichtlich ist, müssen der Abrechnung ergänzende Informationen (zusätzliche Aufstellung des:der Projektleiter:in) beigelegt werden.

Projektleiter:innen von Projekten, die an einer Forschungsstätte laufen, die dem UG 2002 unterliegt, erfragen dies bitte bei der Finanzabteilung/Personalabteilung ihrer Forschungsstätte.

Ansonsten gilt die Reisegebührenvorschrift des Bundes.

Die Inlandssätze der Reisegebührenvorschrift des Bundes lauten:

• Tagesgebühr: 30,00€ / Tag (Tarif I), 22,00€ / Tag (Tarif II)
• Nächtigungsgebühr: 17,00 €

Tarif I kommt bei Reisen unter 30 Tagen Reisedauer zur Anwendung, Tarif II wird für Reisen ab dem 31. Tag verrechnet.

Die Tagesgebühren für Auslandsreisekosten können hier abgerufen werden.

Für die Gebührenstufe bei Auslandsdienstreisen beachten Sie bitte folgende Einteilung:

• Gebührenstufe 1: Nichtwissenschaftliche Mitarbeiter:innen
• Gebührenstufe 2: Mag./Dr./DI/FB-Empfänger:innen
• Gebührenstufe 2b: Univ.-Ass./Univ.-Doz.
• Gebührenstufe 3: Univ.-Prof.

Die Kilometergeldsätze lauten:

• Kilometergeld: 0,50 €
• Zusatzbetrag für projektbedingt mitreisende Person: 0,15 €

Die Beträge gelten für Reisen im Inland und Ausland. Kilometergeld kann nur ausbezahlt werden, wenn die Reisestrecke keine Hauptverkehrsstrecke der Bahn darstellt.

Beachten Sie bitte, dass neben dem Kilometergeld keine zusätzlichen Kosten (wie z. B. Autobahngebühr, Vignette, Parkgebühren, Benzinrechnungen etc.) abgerechnet werden dürfen. Mit dem geltend gemachten Kilometergeld sind alle anfallenden Kosten abgedeckt. Irrtümliche Doppelverrechnungen müssen von der Revisionsabteilung des FWF auch bei „Bagatellbeträgen“ zurückgefordert werden.

Bewirtungskosten können in Ausnahmefällen wie folgt dargestellt unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgebotes und der Compliance- und Antikorruptionsregelungen der jeweiligen Forschungsstätte abgerechnet werden. Zu beachten ist, dass in allen Fällen Kosten für alkoholische Getränke und Trinkgelder nicht zulasten von FWF-Projekten abgerechnet werden können.

Arbeitsgespräche

Bewirtungskosten mit überwiegend externer Beteiligung können nur dann abgerechnet werden, wenn sie im Zusammenhang mit einem Projekttreffen (projektspezifisch) entstanden sind und den internen Richtlinien der Forschungsstätte entsprechen. Als Richtwert gilt hier der aktuell gültige österreichische Tagsatz (Tagesgelder lohnsteuerliche Behandlung) von 30,00 € pro Person (26,40 € bis 31.12.2024).

Veranstaltungen

Der FWF möchte Nachhaltigkeit in allen Bereichen fördern. Es ist daher nach Möglichkeit darauf zu achten, dass die Mindestanforderungen an nachhaltige Veranstaltungen in Österreich eingehalten werden. Bei selbst organisierten, projektspezifischen und ganztägigen Veranstaltungen (z. B. Workshops) mit maßgeblicher externer Beteiligung können Verpflegungskosten abgerechnet werden. Sollten sich die Veranstaltungen über mehrere Tage erstrecken, besteht die Möglichkeit der zusätzlichen Abrechnung eines Vernetzungsarbeitsessens (laut Veranstaltungsprogramm). In jedem Fall ist hier der Richtwert von 74,10 € pro Person und Veranstaltungstag einzuhalten. Nicht förderbar sind hingegen Abschlussessen oder Essen, die der Community-Bildung dienen.

Über die Sachmittel können nur Geräte (geringwertige Wirtschaftsgüter) bis zu einer Höhe von 1.500 € (inkl. Umsatzsteuer) angeschafft werden. Geräte ab 1.500 € unterliegen dem Geräteprozess Neu und müssen von der jeweiligen Forschungsstätte, die einen Vertrag mit dem FWF abschließen muss, angeschafft werden. Diese Kosten werden danach vom FWF über einen genau vorgegebenen Refundierungsprozess aus den jeweiligen Projektmitteln erstattet. Der FWF fördert auch die Anschaffung von gebrauchten oder refurbed Geräten.

Ja, wenn die Forschungsstätte, der sie zugeordnet sind, einen Gerätevertrag mit dem FWF abgeschlossen hat und der:die Projektleiter:in die Zustimmung erteilt hat.

Das Gerät geht mit der Zahlung in das Eigentum der Forschungsstätte über. Im Falle eines Verkaufs oder einer Schenkung muss die Zustimmung des FWF eingeholt werden.

Laptops, iPads etc. können nicht verkauft werden. Diese müssen anderen FWF-Projekten zur Verfügung gestellt werden.

Die Kosten, die für Geräte übernommen werden, orientieren sich grundsätzlich an den im Antrag vorgelegten Angeboten.

In diesem Fall informieren Sie den FWF über die veränderten Kosten und reichen ein neues Angebot und eine neuerliche Kostenbegründung ein. Die Kosten müssen sowohl im Angebot als auch im Text eindeutig nachvollziehbar und im Detailgrad identisch sein. Die spezifische Leistung, die Anzahl der Arbeitsstunden bzw. Leistung müssen erkennbar und den entsprechenden Kosten zuordenbar sein.

Die Forschungsstätte muss bei Anschaffungen immer eine Kostenbegründung vorlegen (Vergleichsangebote). Dabei muss der Anschaffungsprozess der Forschungsstätte eingehalten werden.

Bitte wenden Sie sich dafür an die FWF-Geschäftsstelle, konkret an das Team Projektrevision.

Die Vertragsnehmer:innen des FWF tragen bei Werkverträgen auch persönlich Abgabenhaftung. Zur eigenen Risikominimierung wird angeraten, die personalverrechnenden Stellen an den Forschungsstätten hinsichtlich der Einordnung von Werkverträgen zu konsultieren (weitere Informationen bietet die Website des BMF: Dienstvertrag - freier Dienstvertrag - Werkvertrag Überblick).

Der Abschluss von Werkverträgen muss den rechtlichen Anforderungen genügen. Unzulässig ist der Abschluss eines Werkvertrags größeren Umfangs unmittelbar im Anschluss an einen Dienstvertrag. Der Werkvertrag ist schriftlich vor Auftragserteilung abzuschließen. Beim Abschluss von Werkverträgen ist auf eine klare Beschreibung des Werks, aus welcher der Projektbezug hervorgehen muss, zu achten. Dem:Der Projektleiter:in obliegt bei der Übernahme des Werks die Kontrolle der ordnungsgemäß erbrachten Leistung. Das selbstständig angefertigte Werk muss als solches im Falle einer Überprüfung jederzeit vorweisbar sein. Die Vereinbarung von Teilzahlungen nach Leistungsfortschritt ist möglich, bei umfangreicheren Arbeiten wird sie vom FWF empfohlen. Beim Abschluss von Werkverträgen ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen.

Es wird empfohlen, das Werkvertragsformular des FWF zu verwenden; bei kleineren Werkverträgen an Einzelpersonen (bis maximal 750 €) genügt die Vorlage einer Honorarnote mit Angabe von Name und Anschrift des:der Empfänger:in, Art und Umfang des für das FWF-Projekt hergestellten Werks, des vereinbarten Betrags und Bestätigung des Erhalts sowie Ort und Datum der Ausstellung. Das Werkvertragsformular des FWF können Sie hier herunterladen: 

• Werkvertragsformular

Werkverträge sind keine Personalkosten, sondern sonstige Kosten. Sonstige Kosten werden aus den abgerufenen Sachmitteln bezahlt. Schriftlich abgeschlossene Werkverträge bzw. Kopien davon sind dem FWF zusammen mit dem Jahresverwendungsnachweis zu übermitteln.