Administrative*n Mitarbeiter*in

Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht ab 16. September 2024 eine*n administrative*n Mitarbeiter*in (m/w/d, 35 Wochenstunden, unbefristet) für den Bereich Mode.

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit einem ausgeprägten Verständnis und Flexibilität für die Arbeit in einem künstlerisch kreativen Umfeld, die/der ein ausgeprägtes Verständnis für Projektmanagement zeigt. Die Rolle umfasst einen vielfältigen Tätigkeitsbereich und erfordert die laufende Abstimmung in einem internationalen Team, Selbstorganisation sowie Wertschätzung für abwechslungsreiche und multidisziplinäre Aufgaben.

Anstellungserfordernis und Qualifikationen:

• Matura

• mindestens dreijährige Erfahrung im Bereich Administration/Backoffice, vorzugsweise im universitären oder Kultur-Bereich

• ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Bei Nichtvorliegen von Deutschkenntnissen ist ein Nachweis zum Erwerb auf Niveau B1 innerhalb von 1 Jahr nach Dienstantritt vorzulegen

• hervorragende Kenntnisse in allen Microsoft Office-Programmen, insbesondere Excel und PowerPoint

• Erfahrung im Umgang mit Partnern und Sponsoren

• hohe kommunikative und soziale Kompetenz

• Flexibilität, proaktive Arbeitsweise und Stressresistenz

Von Vorteil:

• mehrjährige Erfahrung im Bereich Veranstaltungsmanagement und -produktion, vorzugsweise im Kultur- und Lifestyle-Bereich

• Kenntnisse von SAP

Aufgabenbereich:

• Unterstützung bei Administrations-, Organisations- und Koordinationsaufgaben des Studios

• organisatorische Betreuung der Studierenden und Diplome und Verwaltung des Studios

• Interne und externe Kommunikation

• Verwaltung des Studio-Budgets, regelmäßiges Kostencontrolling,

gesamte Rechnungsabwicklung

• Gästebetreuung und Abrechnung der Honorare

• Vor- und Nachbereitung von Studienreisen inkl. Abrechnung

• Mithilfe, Organisation, Betreuung, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltungen der Abteilung

• Unterstützung bei Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Abteilung inkl. Abwicklung von Sponsoringanfragen

• Beschaffung, Einkäufe und Anlageverwaltung

• Betreuung und Koordination vom Aufnahmeverfahren sowie unterschiedlicher Meetings, Jurysitzungen und Präsentationen

• Verwaltung des Servers der Abteilung

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit € 2.274,30 brutto (14x jährlich, für 35 Wochenstunden, IIIa, Gehaltsschema allgemeines Universitätspersonal), bei geforderter Mindestberufserfahrung beträgt das Entgelt € 2.523,68 (35 Wochenstunden), und kann sich eventuell auf Basis der kollektivvertraglichen Vorschriften durch die Anrechnung weiterer tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen erhöhen.

Qualifizierte Bewerber*innen reichen Ihre Bewerbung mit einem Anschreiben, dem Lebenslauf in englischer Sprache sowie relevanter Dienstzeugnisse und unter Angabe des frühestmöglichen Beginns bis 14. Juni 2024 über unser Online- Bewerbungstool unter www.dieangewandte.at/jobs ein. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die Universität für angewandte Kunst betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim künstlerischen, wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen - im Falle einer Unterrepräsentation - vorrangig aufgenommen.

Die Universität für angewandte Kunst freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.