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Job-Art: FWF-Jobausschreibungen

FWF – Ausschreibung Eventbetreuung „START-/Wittgenstein-Event 2019“

Fachgebiet
Eventbetreuung „START-/Wittgenstein-Event 2019“
Arbeitsstätte
extern
Bewerbungsfrist
25.01.2019

Ausschreibungstext

Der FWF (Fonds zur Förderung der wissenschaftlichen Forschung; kurz: Wissenschaftsfonds) ist Österreichs zentrale Einrichtung zur Förderung der Grundlagenforschung sowie der künstlerisch-wissenschaftlichen Forschung. Er fördert Forschungsprojekte, die sich auf den Gewinn, die Erweiterung sowie die Vertiefung wissenschaftlicher Erkenntnisse konzentrieren.

Einmal im Jahr werden vom FWF mit „START“ und „Wittgenstein“ die bedeutendsten und höchstdotierten wissenschaftlichen Auszeichnungen Österreichs verliehen. Das START-Programm richtet sich an junge Spitzenforscher/innen und ist mit bis zu 1,2 Mio. € dotiert. Der Wittgenstein-Preis richtet sich an arrivierte Spitzenforscher/innen und ist mit 1,5 Mio. € dotiert.

Im Umfeld der Verkündigung der Preisträger/innen durch FWF-Präsident Klement Tockner sowie Wissenschaftsminister Heinz Faßmann im Rahmen einer Pressekonferenz (vorauss. zwischen 17. und 19.06.2019), findet jedes Jahr ein Festakt statt.

1) Ausschreibung

Um eine professionelle Vorbereitung sowie einen ebenso professionellen und reibungslosen Ablauf auf allen Ebenen und mit allen involvierten Stellen sicherzustellen, sucht der FWF Unterstützung im Bereich der Eventbetreuung.

Das START/Wittgenstein-Event selbst soll am 26. oder 27. Juni 2019 stattfinden. Am Nachmittag soll es erstmals eine Art Symposium zu einem noch zu bestimmenden Generalthema geben (Plan: 14 bis 16 Uhr). Unter selbiges Generalthema soll dann auch die Abendveranstaltung gestellt werden (vorauss. Empfang ab 17 Uhr; Beginn ab 18 Uhr). Das Symposium wie die Abendveranstaltung sollen jeweils circa zwei Stunden dauern. Zwischen dem Symposium und der Abendveranstaltung sowie nach dem offiziellen Teil der Abendveranstaltung muss natürlich eine Betreuung der Gäste stattfinden. Eine Location ist noch nicht festgelegt, sie sollte aber idealerweise ebenso zum Generalthema passen. Insgesamt werden zumindest ca. 400 bis 450 Gäste erwartet. Die Location muss geeignet sein, ausreichend Platz für eine Bühne (mind. 8 x 4 m) inkl. einer Leinwand (16:9; mind. 5m Breite) zu bieten. Nach dem (offiziellen) Festakt am Abend findet ein Gettogether statt, bei dem Speisen und Getränke angeboten werden. Das Setting der Location muss ausreichend Sitzmöglichkeiten für die Gäste bieten (sowohl für das Symposium als auch für den Festakt und das Gettogether). Ob das Essen in Buffetform oder serviert angeboten wird, ist noch nicht festgelegt.

2) Leistungen Auftragnehmer (im Folgenden „AN“)

Für die Eventbetreuung des START/Wittgenstein-Events sucht der FWF Unterstützung in folgenden Bereichen, wobei der FWF in sämtlichen Belangen Weisungs- bzw. Letztentscheidungsrecht hat. Es ist zu bedenken, dass die Planungsarbeiten bzw. erste Umsetzungsschritte bereits wesentlich früher, nämlich unmittelbar nach Auftragserteilung, beginnen müssen.

Die folgenden Punkte bilden den „Kern“ der Aufgaben des AN. Aufgrund der Komplexität der Veranstaltung sei explizit festgehalten, dass es sich nicht um eine vollständige Aufzählung der Aufgaben des AN handelt (siehe auch #6 „Angebot“).

Weiter unten (siehe #5 „Anmerkungen“) finden sich zu den einzelnen Punkten nähere Erläuterungen.

  • a) Ideen- & Konzeptentwicklung unter Berücksichtigung der Anforderungen einer wissenschaftlichen Förderungsorganisation (inkl. Machbarkeitsanalyse und Planbudget)

  • b) Locationsuche (inkl. Machbarkeitsanalyse lt. Planbudget)

  • c) Dienstleistersuche, -ausschreibung bzw. -schnittstelle (u. a. Catering, Technik, TV-Produktionsteam)

  • d) Unterstützung bei der Erreichung einer TV-Übertragung (z. B. durch den ORF) inkl. einer (Teil-)Finanzierung

  • e) Vorbereitung der Veranstaltung in Hinblick auf die TV-Übertragung

  • f) Planung & Organisation (u. a. Veranstaltungsdesign und -aufbau, Bühnenbau, Technik, Leitsystem & Sicherheitsplanung, Anmeldemanagement)

  • g) Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Veranstaltung (u. a. Location, Catering, Technik, TV-Produktionsteam, Gästemanagement) auf höchster technischer und inhaltlicher Ebene


3) Anforderungen an den AN

Der FWF legt größten Wert auf eine hochprofessionelle Abwicklung des START/Wittgenstein-Events. Aus diesem Grund muss der hauptverantwortliche Projektleiter über ein ISO/IEC 17024 Zertifikat als „Eventmarketing Experte“ verfügen.

Aus den Erfahrungen der Vorjahre besteht zudem die Vorgabe einer Mindest-Teamstärke beim AN von drei Personen, wobei der FWF von einer durchgehenden Geschäftsführerbetreuung von mindestens 90 Prozent durch den AN ausgeht. Daneben hat es ein „Full-Backup“ beim AN zu geben, sprich eine Person mit vergleichbarer Qualifikation, die bei (temporärem) Ausfall der Geschäftsführerin/des Geschäftsführers ständig auf demselben Wissensstand wie die/der hauptverantwortliche Projektleiter/in ist. Spätestens ab Anfang April 2019 muss zudem ein „Springer“ verfügbar sein, der wo immer notwendig eingesetzt werden kann.

Der AN hat über die gesamte Projektdauer eng mit der FWF-Projektleitung zusammenzuarbeiten. Dafür sind ab Projektbeginn Besprechungen im zumindest zweiwöchigen Intervall vorzusehen, ab Anfang Mai 2019 wöchentliche Besprechungen. Im Zuge dieser Meetings hat der AN den FWF auf den aktuellen Stand zu bringen.

4) Abstimmung mit dem Auftraggeber (FWF)

Der FWF (in Person des Projektleiters Marc Seumenicht, Leiter der Öffentlichkeitsarbeit) ist in sämtliche Entscheidungsschritte vom AN aktiv mit einzubeziehen.

Der FWF trifft sämtliche finale Entscheidungen und ist in sämtliche Planungs- und Konzeptschritte miteinzubeziehen, u. a.:

  • i. zum Ideen-Konzept

  • ii. zum Planbudget

  • iii. zum Veranstaltungsdesign und -aufbau

  • iv. zur Auswahl der Location

  • v. zur Auswahl der Technik

  • vi. zur Auswahl des Caterings

  • vii. zum inhaltlicher Ablauf des Festakts

  • viii. zur Vor-Ort-VIP-Betreuung


5) Anmerkungen 

Ad 2.a) Für das Event sind vom AN „kreative“ Ideen in einem Konzept zu entwickeln, die einerseits der Bedeutung der beiden Preise als bedeutendste Wissenschaftspreise des Landes gerecht werden, auf der anderen Seite aber auch für einen unterhaltsamen und würdigen Abend sorgen. Im Angebot müssen diese Kreativideen nicht detailliert ausgeführt werden, jedoch das eine oder andere Beispiel bereits grob angeführt werden. Dabei ist insbesondere auf die Machbarkeit und die Finanzierbarkeit zu achten. Im Falle einer Auftragsvergabe hat der AN dann ein detailliertes Konzept vorzulegen. Das Generalthema wird vom FWF bis zur Auftragsvergabe festgelegt werden.

Ad 2.b) Teil des Auftrags an den AN ist die Identifizierung einer passenden Location, wobei die finale Entscheidung beim FWF liegt. Hier sind vom AN Locations vorzuschlagen, die den angeführten Anforderungen entsprechen. Diese Locationsuche hat so lange stattzufinden, bis der FWF sein Einverständnis abgibt. Bei der Location ist ebenso auf die Machbarkeit und die Finanzierbarkeit zu achten. Im Angebot des AN können, müssen aber noch keine Locations genannt werden.

Ad 2.c) Der AN hat den FWF bei der Suche, Ausschreibung bzw. als zentrale Schnittstelle mit sämtlichen Dienstleistern zu unterstützen. Dies beinhaltet auch die inhaltliche Mitkonzeptionierung einer eventuell zu erfolgenden (europaweiten) Ausschreibung. Wo keine (europaweite) Ausschreibung erfolgen muss, hat der AN dem FWF Vorschläge (jeweils mind. drei) für die Auswahl der Dienstleister zu machen, wobei höchste Ansprüche an Qualität und Service bzw. sonstige Anforderungen des Events zu berücksichtigen sind.

Ad 2.d) In den Jahren 2015, 2016 und 2017 ist es durch erfolgreiches externes Lobbying gelungen, eine Finanzierung einer TV-Übertragung auf ORF III (science.talk Spezial) durch den ORF auf die Beine zu stellen. Das Volumen des Sponsoring durch den ORF betrug rund 50.000 €. Teil des Angebots des AN muss es sein, ein glaubwürdiges Konzept vorzulegen, wie so ein Sponsoring auch 2019 – durch aktives Lobbying des AN – erreicht werden kann. Eine Erfolgsgarantie wird freilich nicht verlangt.

Ad 2.e) Die START/Wittgenstein-Veranstaltung hat, insbesondere (aber nicht nur) wenn sie im TV übertragen wird, an praktisch allen Ecken und Enden weit höhere Anforderungen an Planung, Organisation und Durchführung. Hier hat der AN anhand von Referenzprojekten seine Erfahrung in diesem Bereich nachzuweisen.

Ad 2.f) Der AN ist über die gesamte Dauer des Projekts von der ersten Konzepterstellung bis zur Übergabe nach dem Abbau für sämtliche Belange des Events hauptverantwortlich.

Ad 2.g) Der AN hat in Person der/des hauptverantwortlichen Projektleiterin/Projektleiters den reibungslosen Ablauf des Events in allen Belangen auf höchster technischer und inhaltlicher Ebene sicherzustellen.

Weiters beinhaltet die Leistung des AN die Koordination und Kommunikation mit sämtlichen Dienstleistern, wobei der AN zuvor keinen Einfluss auf die Auswahl der Dienstleister durch den FWF hat.

Rund um den Veranstaltungstag (einwöchige „Warm-up-Phase“, Aufbau, Tag der Veranstaltung, Abbau) hat der AN für den Projektleiter des FWF ständig (auch außerhalb der Bürozeiten; „24/7“) erreichbar zu sein.

6) Angebot

Der AN hat ein Konzept vorzulegen, welches mit einem Projektbudget von rund 200.000 € (inkl. USt.) realisierbar ist. In diesem Projektbudget sind die Kosten für die Eventbetreuung enthalten, im Angebot sind sie freilich gesondert auszuweisen.

Für die Realisation der oben angeführten Punkte sind im Angebot die einzelnen Leistungen glaubwürdig und nachvollziehbar anzuführen. Ebenso hat das Angebot einen fixen Stundensatz zu beinhalten, nach dem allfällige, vom FWF schriftlich bestätigte Zusatzarbeiten verrechnet werden.

Der AN ist bei der Zusammenstellung seines Teams frei, trägt allerdings in allen Belangen die Gesamtverantwortung und haftet gegebenenfalls für das Fehlverhalten bzw. die Nichtleistung seiner von ihm ausgewählten Teammitglieder. Nach Auftragsvergabe (i. e. während der gesamten Projektlaufzeit) dürfen vom AN ohne ausdrückliche, schriftliche Zustimmung des FWF keinerlei Aufgaben an Dritte abgetreten werden.

Das Angebot des AN muss auf Basis der in der Ausschreibung genannten Eckpunkte erfolgen. Als erster Schritt nach dem Zuschlag ist die Erstellung des Feinkonzepts geplant. Im Zuge dieses Feinkonzepts soll auch das grobe Planbudget (i. e. Projektkosten +/- 10 %) festgelegt werden. Zur Erstellung insbesondere des Kostenplans (geplant bis Mitte Februar) wird es die erste Aufgabe des AN sein, Angebote einzuholen bzw. die Ausschreibung zu finalisieren.

Das vom AN vorzulegende Angebot ist zwingend folgendermaßen zu gestalten: Das Pauschalangebot des AN hat das gesamte Projektteam des AN zur Gänze zu inkludieren. Der AN hat sein Pauschalangebot derart zu gestalten, dass sämtliche Leistungen zur erfolgreichen und hochprofessionellen Realisierung des START/Wittgenstein-Events abgedeckt sind, außer jenen, die trotz weiter Auslegung nicht mit dem erwartbaren Leistungsumfang zur Erfüllung der Anforderungen dieser Ausschreibung in Zusammenhang gebracht werden können („umgekehrter Leistungskatalog“). Im Zweifel wird diese Interpretation zu Lasten des AN ausgelegt. Im Pauschalangebot des AN ist dieser Umstand als „Puffer“ zu berücksichtigen. Ein später eventuell auftretender Mehraufwand bzw. Mehrkosten, die nicht in der (schuldhaften) Verantwortung des FWF liegen bzw. nicht vom FWF schriftlich genehmigt wurden, gehen zur Gänze zu Lasten des AN. Bei der Kostenkalkulation nicht miteinzuberechnen sind jedoch Kosten wie z. B. für Dienstleister (u. a. Technik, Catering) oder auch die Location. Diese Kosten werden direkt zwischen dem FWF und den jeweiligen Anbietern abgeschlossen und verrechnet.

Zusammenfassend hat das Angebot somit zu enthalten:

  • Pauschalpreis für Eventbetreuung (nach dem „umgekehrten Leistungskatalog“)
  • Fixstundensätze für eventuelle Zusatzaufträge
  • Grobkonzept bzw. Ideen
  • Aufstellung des Teams
  • Kernkompetenzen des AN bzw. des Teams
  • Nachweis ISO/IEC 17024 Zertifikat als „Eventmarketing Experte“ bei Projektleitung
  • Zusage der zumind. 90-%igen-Geschäftsführerbetreuung
  • Referenzen


7) Ausschreibungsmodalitäten & Auftragsvergabe

Grundsätzlich gilt, dass der Gesamteindruck des vorgelegten Angebots bei der Entscheidung durch den FWF entscheidend ist, die Kostendifferenz zu einem anderen, allfälligen Billigstbieter jedoch nicht zu groß sein darf.

Angebote müssen ausschließlich via Email (Gesamtgröße des Emails inkl. Anhänge max. 9 MB!) an Marc Seumenicht, Leiter Öffentlichkeitsarbeit FWF, (marc.seumenicht(at)fwf.ac.at) mit dem Betreff „Eventbetreuung START/Wittgenstein 2019“ bis spätestens 25. Jänner 2019 geschickt werden. Die Entscheidung zur Auftragsvergabe erfolgt im FWF durch den Präsidenten, die kaufmännische Vizepräsidentin sowie die Leitung der Öffentlichkeitsarbeit voraussichtlich innerhalb einer Woche.

Kontakt-Person(en)

Name: Marc Seumenicht

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